¶ 1. Pendahuluan
Email kedinasan dengan domain @gorontaloprov.go.id merupakan sarana komunikasi resmi bagi seluruh Perangkat Daerah dan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan pegawai di lingkungan Pemerintah Provinsi Gorontalo.
Penggunaan email kedinasan bertujuan untuk:
- Meningkatkan keamanan komunikasi internal dan eksternal.
- Menjaga profesionalitas dan identitas resmi lembaga.
- Mendukung tata kelola Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Panduan ini berlaku untuk seluruh ASN/pegawai di lingkungan Pemerintah Provinsi Gorontalo.
¶ 2. Kebijakan Umum
- Email kedinasan merupakan identitas resmi ASN/pegawai.
- Wajib digunakan untuk seluruh urusan kedinasan, seperti surat-menyurat, koordinasi, dan laporan.
- Tidak diperbolehkan digunakan untuk kepentingan pribadi, spam, atau aktivitas ilegal.
- Semua komunikasi melalui email kedinasan dianggap sebagai dokumen resmi yang dapat dipertanggungjawabkan.
¶ 3. Akses dan Aktivasi
¶ 3.1 Permohonan Akun
- Setiap ASN aktif pada Pemerintah Provinsi Gorontalo akan secara otomatis dibuatkan email pribadi kedinasan resmi.
- ASN dapat mengajukan permintaan informasi akun email pribadi kedinasan resmi melalui Portal Layanan https://layanan.gorontaloprov.go.id atau melalui Super Apps Gorontalo Digital (Godigi ASN).
- Perangkat Daerah yang akan membuat email kedinasan resmi untuk kegiatan atau bidang dapat mengajukan permohonan kepada Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Provinsi Gorontalo melalui Portal Layanan https://layanan.gorontaloprov.go.id atau melalui Super Apps Gorontalo Digital (Godigi ASN).
¶ 3.2 Aktivasi Awal
- Pengguna akan menerima username dan password awal melalui Portal Layanan.
- Pada login pertama, pengguna wajib mengganti password.
- Disarankan mengaktifkan fitur keamanan tambahan.
¶ 4. Penggunaan Harian
¶ 4.1 Akses Email
- Webmail: https://mail.gorontaloprov.go.id
- Aplikasi Client: dapat digunakan di Outlook, Thunderbird, atau aplikasi email di perangkat seluler dengan konfigurasi sebagai berikut:
- Buka aplikasi email client yang akan digunakan
- Pilih konfigurasi imap dengan detail konfigurasi seperti pada gambar dibawah ini
Incoming Server Configuration
Protocol : IMAP
Server : mail.gorontaloprov.go.id
Security : SSL/TLS
Ports : 993
Authentication : Plain/Normal
Username : namaemail@gorontaloprov.go (isi dengan akun emailnya)
Password : Isi dengan Password email
Outgoing Server Configuration
Server : mail.gorontaloprov.go.id
Security : SSL/TLS
Ports : 465
Authentication : Plain/Normal
Username : namaemail@gorontaloprov.go (isi dengan akun emailnya)
Password : Isi dengan Password email
¶ 4.2 Etika Penggunaan
- Gunakan subjek email yang jelas dan singkat.
- Isi email ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional.
- Sertakan tanda tangan email resmi yang mencantumkan:
- Nama lengkap
- Jabatan
- Unit Kerja
- Kontak
¶ 4.3 Pengelolaan Inbox
- Lakukan pengelompokan email berdasarkan folder.
- Gunakan fitur arsip untuk menjaga keteraturan inbox.
- Hapus email yang tidak relevan secara berkala.
¶ 5. Keamanan dan Kerahasiaan
- Jaga kerahasiaan username dan password.
- Ganti password secara berkala (minimal setiap 3 bulan).
- Jangan gunakan password yang sama dengan akun pribadi.
- Dilarang membagikan akun kepada pihak lain.
- Jika lupa password, pengguna dapat melakukan reset password secara mandiri, Password sementara akan dikirimkan melalui email pemulihan.
JANGAN KLIK/BUKA EMAIL YANG BERISI INFORMASI “KUOTA EMAIL ANDA PENUH” ATAU “ANDA HARUS MENGGANTI PASSWORD EMAIL”. EMAIL INI ADALAH EMAIL PENIPUAN, KARENA KAMI TIDAK PERNAH MENGIRIMKAN EMAIL SEPERTI INI KEPADA PENGGUNA EMAIL KEDINASAN @GORONTALOPROV.GO.ID. SEGERA HAPUS EMAIL SEPERTI INI!
¶ 6. Larangan dan Sanksi
¶ 6.1 Larangan
- Menggunakan email kedinasan untuk:
- Mengirim spam, hoaks, atau ujaran kebencian.
- Mendaftar layanan non-kedinasan.
- Aktivitas yang melanggar hukum atau norma.
¶ 6.2 Sanksi
Pelanggaran terhadap ketentuan ini dapat dikenakan:
- Teguran lisan/tertulis.
- Pemblokiran akun email.
- Tindak lanjut sesuai peraturan kepegawaian dan disiplin ASN.
¶ 7. Dukungan Teknis
- Unit Pengelola: Bidang Pengelolaan Aplikasi dan Informatika Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Gorontalo.
Prosedur bantuan:
- Laporkan kendala ke Portal Layanan.
- Admin akan melakukan verifikasi identitas.
- Permintaan diproses (reset password/aktivasi pemulihan).
¶ 8. Penutup
Email kedinasan merupakan bagian penting dari identitas digital Pemerintah Provinsi Gorontalo.
Seluruh pegawai diharapkan dapat mematuhi ketentuan penggunaan ini demi terciptanya tata kelola komunikasi yang aman, profesional, dan sesuai prinsip SPBE.
¶ 9. Referensi
- Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
- PermenPANRB No. 59 Tahun 2020 tentang Pemantauan dan Evaluasi SPBE.
- Peraturan Gubernur Gorontalo Nomor 36 Tahun 2023.
- Keputusan Gubernur Gorontalo Nomor 276 Tahun 2024.
